1. 전시부스에 근무할 수 있는 직원의 자질 동기부여가 되고 자질이 우수한 요원을 전시부스에 배치할수록, 좋은 결과가 나타나고 유망한 새로운 거래선에 대한 접촉의 빈도도 높아지게 마련이다. 전시부스 근무요원을 신중하게 선발하고 선발된 이들을 적절하게 훈련시키는 것은 전시장 현장에서 제품의 적절한 진열과 전시만큼이나 중요하다. 1) 요원선발 전시부스에서 근무할 요원의 선발은 그들의 제품에 대한 전문지식과 개인적인 자질을 고려해 선발돼야 한다. <전시부스에서 근무할 수 있는 요원의 자질> ① 상품에 대해 이론 및 실무에 관해 전문지식을 갖추어야 한다. ② 사람들과 어울리기를 좋아해야 한다. ③ 신뢰감을 줄 수 있으면서도 세련된 매너를 갖고 있어야 한다. ④ 의사표시를 분명히 할 수 있어야 한다. ⑤ 임기응변에 능해 내방객들과의 상담과정에서 미처 예기치 못한 상황이 발생하더라도 즉각적으로 대처할 수 있어야 한다. ⑥ 외국어에 능통해야 한다. ⑦ 외국에서 열린 전시회에 참가해본 경험이 있어야 한다. ⑧ 건강해야 하며 여행을 좋아해야 한다. 전시부스 운영과정에서 필요한 임시요원들은 전시장 현장에서 구할 수 있다. 임시요원들은 전시부스의 조립 및 해체, 내방객들에 대한 다과와 각종 편의제공, 통역 등에 투입된다. 통역요원들은 주최측으로부터 시간제로 구할 수 있다. 회사규모에 따라 다소 차이가 있지만 전시부스 근무요원들은 다음의 인원들이 포함돼 있거나 기능을 할 수 있어야 한다. - 회사대표 : 상담중 결정을 내려야 할때 신속한 결정을 내릴수 있는 이사를 포함한 임원 - 전시부스 관리 : 전시 부스를 관리할 수 있는 요원 - 전시기술 담당 : 제품을 가장 적절하게 전시할 수 있는 요원 - 판매담당 : 제품의 판매 및 상담 전담요원 - 통역 요원 - 보도자료 배포요원 - 내방객 안내 요원 - 고객방문시 다과 및 각종 편의제공 요원 2) 동기부여와 훈련 전시장에서 출품한 업체들은 극히 미세한 부분에 대해서도 내방객들의 주목을 받는다. 전시회에 참가한 업체들의 직원들은 전시회 참가를 결정한 이후부터 전시회가 끝나고 내방객들에 대한 감사장 발송 및 마무리하지 못한 상담부분에 대한 확답 및 회신작업등이 끝날 때까지 최선을 다해야 전시회 참가성과가 극대화될 수 있다. 근로자의 입장에서 볼 때 전시장에서의 근무는 편한 작업이 아니라 고되고 힘든 작업이다. 따라서 전시회에 참가할 직원들은 철저한 사전준비가 필요하다. 직원들이 전시회 참가목적에 대해 폭넓게 제대로 이해할수록, 각자의 역할을 분명히 이해할수록 직원들 각자는 더욱 효율적으로 맡은바 역할을 해낼 수 있다. 전시회에 파견 나갈 직원들은 다음과 같은 사항들에 대해 사전에 교육을 받아야 한다. - 회사가 생산하고 있는 제품과 제공하고 있는 서비스의 범위 - 가격과 판매조건 - 경쟁제품과 경쟁상대의 범위 - 목표로 하고 있는 고객층 - 전시장을 찾는 내방객들에 대한 정보 - 해당산업에서 중요한 고객들과 중요한 단체들 - 내방객들과 대화한 내용을 어떻게 기록할 것인가 - 전시부스의 기본 설계도와 전시장내 현지 경비요원들의 인식방법 - 각 산업에서 해당 전시회가 차지하고 있는 중요성 - 전시장과 해당전시관의 전시장내 위치 전시회에 출품한 업체들중 극히 한정된 직원만이 내방객들을 상대할 수 있는 경험을 갖고 있는 것은 흔히 볼 수 있는 일이다. 전시회에 파견 나가는 직원들은 팀을 이뤄 사전에 임무를 분담하고 각자의 임무에 대해 훈련을 해야 한다.다양한 종류의 전문세미나, 인쇄물, 비디오 등을 이용해 훈련을 할 수 있다. 전시장내에서 내방객들과 많은 접촉이 이루어질 수 있다면 가장 유능한 직원들은 내방객들의 주목을 끌 수 있는 사람들이다. 왜냐하면 내방객 각자는 잠재적인 고객이기 때문이다. 내방객들의 주목을 받는 비결의 핵심은 내방객들을 압도하는 것이다. 압도할 수 있는 비결의 핵심은 내방객들에게 능동적으로 접근하는 것이다. 전문가들에게 따르면 모든 대화의 50-90%는 무엇을 도와드릴까요?, 무엇을 찾으십니까?(Can I help you? or May I help you?)라는 말로 시작된다. 이 말은 매우 짧은 시간 내에 대화의 장애물을 극복할 수 있게 도와준다. 고객들도 주목의 대상이 되기를 원한다. 이를 위해 참가업체의 직원들은 고객들의 관점에서 말을 해야 한다. 예컨대 "우리는 손님에게 …상품을 공급한다(We can supply… )" 라고 말하는 대신, "손님은 우리로부터 …납품 받을 수 있다(You could receive…)"라는 식으로, 또 "우리가 손님에게 …상품을 보여주겠다"라고 말하는 대신(I will now show you) "손님은 우리의 …상품을 보실 수 있다(Here you could see…)"라는 식으로 말한다면 고객의 자존심을 충족시킬 수 있는 화술을 구사하는 것이다. 출품업체들의 입장에서 가장 우려되는 결과는 자본재와 관련된 전시회에서 흔히 볼 수 있다. 내방객들의 70%까지 어떤 업체의 제품에도 관심을 표시하지 않고 접근조차 하지 않는 경우도 있다. 판매담당 요원들의 80%는 내방객들이 냉정한 반응을 보이면 대화를 중단하는 태도를 보이는 것으로 분석되고 있다. 따라서 적극적인 구매의사를 가진 내방객들이 대거 찾아오는 전시회를 전시회 선정단계에서 선택하는 것이 무엇보다도 중요하다. 심사숙고 끝에 선정된 전시회에 참가한 이상 내방객들이 냉담한 반응을 보인다 하더라도 실망할 필요는 없다. 내방객들은 냉담한 반응을 보이고 있으면서도 참가업체들의 제품을 주의 깊게 관찰하고 있다. 그들이 애시당초 흥미가 없다면 구태여 전시장을 찾을 이유가 없을 것이다. 따라서 내방객들이 냉담한 반응을 보이더라도 인내심을 갖고 적극적으로 접근하는 태도를 보여야 한다. 전시회 파견요원들의 훈련은 다음과 같은 점에 주안점이 주어져야 한다. - 내방객들의 흥미를 어떻게 유발할 것인가? - 어떻게, 언제 내방객들을 끌어들인 것인가? - 내방객들의 이름과 주소를 어떻게 알아내고 기록할 것인가? - 전시장 근무요원들은 다수의 내방객들을 상대로 어떻게 상대해야 할 것인가? 훈련의 궁극적인 목적은 접근할 수 있는 고객들과 대화하도록 하는 것이다. 전시부스를 찾아온 내방객들의 기분을 상하게 하는 일, 예컨대 내방객들을 쳐다보고 맞이하기보다는 신문을 읽는데 정신이 팔려있거나 친구 혹은 동료들과 잡담에 열중하는 일 등을 절대 하지 않도록 하는 것도 중요하다. 내방객들이 전시장을 돌아다니는 도중에 특정 전시관 안에서만 머무른다든지 특정 전시부스 주위에서만 맴도는 것은 흔히 있는 일이다. 자신의 전시부스 근처 혹은 자신이 속한 전시관내에서 맴도는 내방객들에게 능동적으로 대화를 시도하지 않는다면 내방객들과 대화할 수 있는 기회를 스스로 포기하는 것과 다름없는 것이다. 전시장 파견직원들의 복장과 외모, 자세에 신경 쓰는 것도 매우 중요하다. 적절한 유니폼은 내방객들과 직원들간의 거리를 좁혀 스스로 말을 걸도록 하거나 전시되고 있는 제품에 대한 소개를 요청할 수 있도록 하는데 효과가 있다. 타회사 직원들과 차별화 되도록 넥타이나 스카프를 착용하도록 하는 사례는 흔히 있다. 내방객들이 대화도중에 직원들의 이름을 알아보기 쉽도록 배지를 크게 만들어 착용하는 것은 상식에 속한다. 3) 대화를 진행하기 내방객들이 전시부스에 들어섰을 때 그들은 전시된 제품들을 충분히 살펴볼 수 있어야 한다. 전시부스에 근무하고 있는 직원들은 내방객들이 무엇에 흥미를 느끼고 있는지를 가능한 한 빨리 알아차려야 한다. 내방객에게 정중한 인사를 건넬 때는 자신에 대한 소개를 하고 관심을 표시하는 제품에 대해 적절한 언급을 하는 것이 좋다. 간단한 인사와 대화가 오고간 후 가능하면 빨리 명함을 교환하도록 한다. 대화도중에 가격에 관해 지나치게 얽매이지 않도록 하며 고객이 무엇을 말하는 지를 듣는 것이 가장 중요하다. 전시장을 찾게된 동기, 제품에 대한 불만, 희망하는 기능, 요구하는 품질수준, 구매결정이 얼마나 빨리 내려질 수 있는지 등에 대한 사항은 적절한 질문에 의해 파악될 수 있다. 해당 제품에 대한 전문성, 회사내 의사결정과정에서의 영향력 등에 대한 파악은 상대방을 이해할 수 있는 기반이 될 수 있다. 내방객과의 대화과정에서 파생되는 논쟁이나 거부감, 반대 등에 대한 이상적인 해결책은 구체적인 대안을 바로 제시하는 것이다. 내방객과의 대화를 마감하면서 보다 구체적인 접촉을 약속하는 것이 바람직하다. 예컨대, 방문을 위한 약속, 구체적인 가격이나 기술적인 세부사항들을 추후 송부해주기로 하는 약속 등이 대표적인 것들이다. 내방객에 대한 사항을 기록할 때는 즉시 한번에 모두 기록하는 것이 좋다. 사람이 붐비고 출품업체들간의 경쟁심리가 어우러지는 전시장의 분위기상 즉시 기록해두지 않는 이상 잊어버리기 쉽다. 다소 귀찮지만 정확한 기록은 전시회가 끝난 다음 고객들과 다시 만나거나 접촉할 때 큰 힘이 될 수 있으며 실수를 미연에 방지하는데 큰 도움을 줄 수 있다.